Zašto se ovo dešava i zašto nije problem motivacije
Nije da vaš tim ne mari za klijente. Problem je strukturalan. Zahtevi za zakazivanje stižu u neregularnim intervalima tokom radnog dana, a ponekad van radnog vremena. Kada zaposleni nije dostupan u momentu kada zahtev stigne, odgovor se odlaže.
Klijent u tom trenutku šalje isti zahtev vašim konkurentima. Ko odgovori prvi, dobija razgovor. Ko dobije razgovor, zadrži prednost.
Ovo nije problem koji se rešava motivacijskim treningom ili boljom organizacijom radnog vremena. To je problem koji zahteva infrastrukturno rešenje.
Šta se dešava za 11 sati čekanja
Zamislite tipičan scenario. Potencijalni klijent pretražuje Google u 20:00 uveče, pronalazi vaš sajt, popunjava kontakt formu ili šalje email. Vaš tim je kod kuće. Odgovor stiže sledećeg radnog jutra, u 9 sati.
Za to vreme:
- Klijent je kontaktirao još dve ili tri konkurentske firme
- Jedna od tih firmi je imala automatizovani sistem koji mu je odgovorio odmah
- Razgovor je već počeo sa konkurentom
- Psihološki momentum je izgubljen. Vaš odgovor stiže kasno u trku u kojoj ste već zaostali
Rešenje: sistem koji ne čeka vaš tim
Automatizovani sistem zakazivanja koji Quantex implementira funkcioniše kao prva linija komunikacije koja nikad ne spava. Kada zahtev stigne, sistem odmah odgovara, prikuplja potrebne informacije, provjerava dostupnost u realnom calendaru i nudi termine.
Klijent prolazi kroz ceo proces zakazivanja, bez čekanja, bez frustracije. Vaš tim se pojavljuje na zakazanom terminu sa potpunim kontekstom o klijentu i razlogu posete.
Sinhronizacija sa vašim postojećim kalendarima
Sistem ne kreira paralelnu evidenciju termina pored vaše. Integriše se direktno u vaš Google Calendar, Outlook ili Apple Calendar i čita dostupnost u realnom vremenu. To znači da nikada ne ponudi termin koji je već zauzet i da svaki zakazani termin odmah postaje vidljiv u vašem standardnom kalendaru.
Ažuriranja su dvosmerna: ako vi blokirate vreme u vašem kalendaru, sistem to odmah vidi i ne nudi ta vremena klijentima.
Smanjenje broja otkazivanja i no-show situacija
Automatizovani podsetnici su standardni deo sistema. Klijent dobija potvrdu odmah po zakazivanju, podsetnik 24 sata pre termina i opciono podsetnik 1 sat pre. Svaki podsetnik nudi mogućnost preraspoređivanja ako klijentu ne odgovara termin.
Ovo povećava show rate i smanjuje situacije gde ste vi pripremljeni a klijent se nije pojavio. Firme koje koriste automatizovane podsetniike tipično vide 30 do 40% manje no-show situacija.